Politique de confidentialité
L’essentiel
- Dentalynx lit les chiffres de votre clinique dans Dentitek et dans QuickBooks. Il n’y ajoute, ne modifie et n’efface jamais rien.
- Notre copie est gardée sur des serveurs au Canada, à Montréal. Les noms, coordonnées, dates de naissance et notes des patients ne sont jamais copiés.
- Ce qui sort du Québec : vos questions à Claude ou à ChatGPT et leurs réponses, traitées aux États-Unis, et les courriels de connexion.
- Nous ne vendons pas vos renseignements et ne les utilisons pas pour de la publicité.
- Quand vous arrêtez, nous effaçons notre copie.
1. Qui sommes-nous
Dentalynx est un service d’analyse financière pour les cliniques dentaires, exploité par Einspace Inc., 1940, avenue des Érables, app. 8, Montréal (Québec) H2K 3V2 (« Dentalynx », « nous »). Cette politique explique quels renseignements nous recueillons quand votre clinique utilise Dentalynx (le site app.dentalynx.ca, le connecteur pour Claude et ChatGPT, et nos intégrations avec Dentitek et QuickBooks), pourquoi, où ils sont gardés et pour combien de temps.
Nous agissons pour le compte de votre clinique : c’est elle qui décide de connecter ses systèmes et d’inviter son équipe. Elle reste responsable des renseignements de ses patients.
2. Responsable de la protection des renseignements personnels
Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25), la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Dentalynx est Zachary Ha-Ngoc, joignable à support@dentalynx.ai.
3. Ce que nous recueillons
Votre compte
L’adresse courriel des personnes invitées, leur rôle (propriétaire, administrateur, membre) et l’espace client auquel elles appartiennent. La connexion se fait par un code envoyé par courriel, sans mot de passe.
Les données de Dentitek
Avec la clé fournie par votre clinique, nous copions ses données de gestion : cliniques, professionnels, transactions et paiements, rendez-vous, horaires, plans de traitement, comptes à recevoir. Dans les dossiers patients, nous gardons seulement les numéros, statuts, soldes et dates. Les noms, coordonnées, dates de naissance, numéros d’assurance maladie et notes ne sont jamais copiés. Un nom ou un numéro de téléphone est lu dans Dentitek seulement quand une personne autorisée le demande, et il n’est pas gardé.
Les données de QuickBooks
Quand un propriétaire ou un administrateur connecte une entreprise QuickBooks Online, nous recevons d’Intuit un accès en lecture aux données comptables de cette entreprise. Nous copions son nom, son plan comptable (comptes de revenus et de dépenses), les montants par compte et par mois tirés de son état des résultats, et sa date de fermeture des livres. Nous ne lisons pas les données de paie détaillées, les clients ou les fournisseurs, et nous n’écrivons jamais dans QuickBooks. Les jetons d’accès d’Intuit sont chiffrés et ne sont jamais montrés à personne.
Ce que votre équipe crée
Les rapports que vous enregistrez, la présentation de vos tableaux de bord (lignes, classement des comptes, paramètres) et le budget que Dentalynx bâtit à partir de vos chiffres.
Le journal des accès
Chaque demande faite par Claude, par ChatGPT ou par le site pour lire vos données est notée : qui, quand, quel outil, avec quels paramètres. Le journal ne contient pas de noms de patients. Les propriétaires et administrateurs de votre clinique peuvent le consulter.
4. Pourquoi nous les utilisons
- Vous montrer vos tableaux de bord, rapports, ratios d’exploitation et budgets, et répondre aux questions posées dans Claude ou ChatGPT.
- Protéger le service : contrôler qui entre, détecter les abus, garder une trace des accès.
- Vous offrir du soutien quand vous le demandez.
Nous n’utilisons pas vos renseignements à d’autres fins sans votre consentement. Nous ne les vendons pas, ne les louons pas et ne nous en servons pas pour de la publicité. Nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle.
5. Où ils sont gardés et ce qui sort du Québec
| Fournisseur | Rôle | Lieu |
|---|---|---|
| Supabase | Base de données, connexion, chiffrement des clés et des jetons | Canada (Montréal) |
| Vercel | Hébergement du site et du connecteur | Canada (Montréal) |
| DataFast | Mesure d’audience du site dentalynx.ca | Hors du Québec |
| Loops | Envoi des courriels de connexion et d’invitation (adresse courriel seulement) | États-Unis |
| Anthropic (Claude), OpenAI (ChatGPT) | Les questions que vous posez à votre assistant et les chiffres qu’il reçoit pour y répondre, sous votre propre abonnement | États-Unis |
| Dentitek, Intuit (QuickBooks) | Sources de vos données, selon leurs propres politiques | Selon chaque fournisseur |
Quand vous posez une question dans Claude ou ChatGPT, les chiffres nécessaires à la réponse sont transmis à cet assistant ; si vous y demandez un nom ou un téléphone de patient, il lui est transmis aussi.
Témoins sur dentalynx.ca
Notre site utilise des témoins de DataFast pour compter les visites et voir quelles pages sont consultées. Si vous cliquez sur « Refuser », ces témoins sont effacés et la mesure s’arrête pour les pages suivantes. Pour changer d’avis, effacez les données du site dans votre navigateur : le choix vous sera proposé de nouveau.
6. Qui y a accès
- Les personnes que votre clinique invite, selon leur rôle.
- Les administrateurs de Dentalynx, seulement pour la mise en route, le soutien et la sécurité.
- Nos fournisseurs, seulement pour faire fonctionner le service, et tenus à la confidentialité.
- Une autorité, si la loi nous y oblige.
7. Combien de temps nous les gardons
- La copie de vos données Dentitek et QuickBooks : tant que votre clinique utilise le service.
- Les instantanés quotidiens des comptes à recevoir : 60 jours.
- Déconnecter QuickBooks efface aussitôt ses jetons d’accès, notre copie de l’entreprise, le classement de ses comptes et son budget.
- Retirer la clé Dentitek, ou mettre fin au service, efface notre copie de vos données (en moins d’une heure environ pour un grand groupe).
- Les rapports enregistrés et le journal des accès : tant que votre espace client existe, puis ils sont effacés avec lui.
8. Comment nous les protégeons
Accès sur invitation seulement, par code envoyé par courriel ; clés Dentitek et jetons QuickBooks chiffrés et lisibles seulement par le service ; chaque clinique ne voit que ses propres données ; communications chiffrées ; journal de tous les accès. Si un incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux survenait, nous aviserions votre clinique, les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information comme la loi le prévoit.
9. Vos droits
Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements, leur rectification, leur effacement ou leur transfert dans un format courant, et retirer votre consentement. Écrivez à la personne responsable (section 2) ; nous répondons dans les 30 jours. Pour les renseignements des patients, adressez-vous d’abord à votre clinique. Vous pouvez aussi porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.
10. Changements
Si nous modifions cette politique, nous publions la nouvelle version ici avec sa date d’entrée en vigueur, et nous avisons les propriétaires des espaces clients de tout changement important.
Privacy policy
In short
- Dentalynx reads your clinic’s figures in Dentitek and QuickBooks. It never adds, changes or deletes anything there.
- Our copy is kept on servers in Canada, in Montreal. Patient names, contact details, birth dates and notes are never copied.
- What leaves Québec: your questions to Claude or ChatGPT and their answers, processed in the United States, and sign-in emails.
- We don’t sell your information or use it for advertising.
- When you stop, we erase our copy.
1. Who we are
Dentalynx is a financial analytics service for dental clinics, operated by Einspace Inc., 1940 Avenue des Érables, Apt. 8, Montréal, Québec H2K 3V2 (“Dentalynx”, “we”). This policy explains what information we collect when your clinic uses Dentalynx (app.dentalynx.ca, the connector for Claude and ChatGPT, and our Dentitek and QuickBooks integrations), why, where it is kept and for how long. We act on behalf of your clinic, which decides to connect its systems and invite its team, and remains responsible for its patients’ information.
2. Person in charge of personal information
Under Québec’s Act respecting the protection of personal information in the private sector (Law 25), the person in charge of protecting personal information at Dentalynx is Zachary Ha-Ngoc, at support@dentalynx.ai.
3. What we collect
- Your account: invited people’s email addresses, their role and workspace. Sign-in is by an emailed code, without a password.
- Dentitek data: with your clinic’s key, its management data (clinics, providers, transactions and payments, appointments, schedules, treatment plans, receivables). From patient files we keep only numbers, statuses, balances and dates; names, contact details, birth dates, health card numbers and notes are never copied. A name or phone number is read from Dentitek only when an authorized person asks for it, and is not kept.
- QuickBooks data: when an owner or admin connects a QuickBooks Online company, Intuit gives us read access to its accounting data. We copy the company name, its chart of accounts (income and expense accounts), the amounts per account and month from its profit and loss, and its books closing date. We don’t read detailed payroll, customers or vendors, and we never write to QuickBooks. Intuit access tokens are encrypted and never shown to anyone.
- What your team creates: saved reports, your dashboard layout (lines, account mapping, settings) and the budget Dentalynx builds from your figures.
- Access log: every request by Claude, ChatGPT or the website to read your data is recorded (who, when, which tool, with which parameters), without patient names. Your clinic’s owners and admins can see it.
4. Why we use it
To show your dashboards, reports, operating ratios and budgets and answer questions asked in Claude or ChatGPT; to secure the service; and to support you when you ask. We don’t use your information for other purposes without your consent, don’t sell or rent it, don’t use it for advertising, and don’t use it to train artificial intelligence models.
5. Where it is kept and what leaves Québec
Supabase (database, sign-in, encryption of keys and tokens) and Vercel (hosting) in Canada (Montreal); Loops (sign-in and invitation emails, email address only) in the United States; Anthropic (Claude) and OpenAI (ChatGPT) in the United States, for the questions you ask your assistant and the figures it receives to answer them, under your own subscription. Dentitek and Intuit (QuickBooks) are the sources of your data, under their own policies.
Cookies on dentalynx.ca
Our website uses DataFast cookies to count visits and see which pages are viewed. If you click “Refuser” (decline), these cookies are erased and measurement stops for the following pages. To change your mind, clear this site’s data in your browser and the choice will be offered again.
6. Who can access it
The people your clinic invites, according to their role; Dentalynx administrators, only for onboarding, support and security; our providers, only to run the service and bound by confidentiality; an authority, if the law requires it.
7. How long we keep it
Our copy of your Dentitek and QuickBooks data is kept while your clinic uses the service; daily receivables snapshots for 60 days. Disconnecting QuickBooks immediately erases its access tokens, our copy of that company, its account mapping and its budget. Removing the Dentitek key or ending the service erases our copy of your data (within about an hour for a large group). Saved reports and the access log are kept while your workspace exists and erased with it.
8. How we protect it
Invitation-only access with emailed codes; Dentitek keys and QuickBooks tokens encrypted and readable only by the service; each clinic sees only its own data; encrypted connections; a log of every access. If a confidentiality incident presenting a risk of serious injury occurred, we would notify your clinic, the people concerned and the Commission d’accès à l’information as the law requires.
9. Your rights
You may ask to access, correct, delete or receive your information in a common format, and withdraw your consent, by writing to the person in charge (section 2); we answer within 30 days. For patient information, contact your clinic first. You may also file a complaint with the Commission d’accès à l’information du Québec.
10. Changes
If we change this policy, we publish the new version here with its effective date and notify workspace owners of any significant change.